A assembleia de condomínio é importante para tomada de decisões que afetam a vida de todos os moradores.
Mas como realizar uma assembleia de condomínio que garanta o máximo de participação dos condôminos e que seja eficiente na resolução de problemas e conflitos?
É exatamente isso que vamos tratar nesse post. Continue aqui com a gente para entender mais sobre organização de assembleia de condomínio.
O que é uma assembleia de condomínio?
A assembleia de condomínio é um tipo de reunião onde todos os condôminos são convidados a participar com objetivo de tratar temas e assuntos relevantes ao interesse de todos.
No momento da reunião, os moradores podem tirar dúvidas, trazer assuntos para pauta e opinar sobre temas importantes.
Existem três tipos de assembleia de condomínio, são elas:
Assembleia Geral Ordinária
A assembleia geral ordinária é aquela que acontece anualmente e serve para que o síndico possa prestar contas sobre o ano que se passou, além de apresentar a previsão orçamentária para o próximo ano.
A assembleia geral ordinária também pode abrigar a eleição do síndico e do conselho fiscal.
Assembleia Geral Extraordinária
A assembleia geral extraordinária é convocada para tratar assuntos pontuais, de caráter emergencial ou não.
Nesse tipo de assembleia são geralmente discutidas possíveis obras, funcionamento das estruturas presentes no condomínio, entre outros assuntos.
A assembleia geral extraordinária pode ser convocada pelo síndico ou por ¼ dos condomínios, como determina a lei.
Assembleia Geral de Instalação
A assembleia geral de instalação é realizada na entrega do condomínio e costuma ser a primeira assembleia.
Nela se faz a eleição do primeiro síndico, além da contratação de seguro e o próprio regimento interno.
Desde 2002 existe uma lei que regulamenta as assembleias de condomínio. A lei nº 10406 do Código Civil Brasileiro diz, entre outras coisas, que:
Art. 1.350. Convocará o síndico, anualmente, reunião da assembléia dos condôminos, na forma prevista na convenção, a fim de aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas, e eventualmente eleger-lhe o substituto e alterar o regimento interno.
- 1º Se o síndico não convocar a assembléia, um quarto dos condôminos poderá fazê-lo.
- 2º Se a assembléia não se reunir, o juiz decidirá, a requerimento de qualquer condômino.
Art. 1.351. Depende da aprovação de 2/3 (dois terços) dos votos dos condôminos a alteração da convenção; a mudança da destinação do edifício, ou da unidade imobiliária, depende da aprovação pela unanimidade dos condôminos. (Redação dada pela Lei nº 10.931, de 2004)
Art. 1.352. Salvo quando exigido quorum especial, as deliberações da assembléia serão tomadas, em primeira convocação, por maioria de votos dos condôminos presentes que representem pelo menos metade das frações ideais.
Parágrafo único. Os votos serão proporcionais às frações ideais no solo e nas outras partes comuns pertencentes a cada condômino, salvo disposição diversa da convenção de constituição do condomínio.
Art. 1.353. Em segunda convocação, a assembléia poderá deliberar por maioria dos votos dos presentes, salvo quando exigido quorum especial.
Art. 1.354. A assembléia não poderá deliberar se todos os condôminos não forem convocados para a reunião.
Art. 1.355. Assembléias extraordinárias poderão ser convocadas pelo síndico ou por um quarto dos condôminos.
Também é importante destacar que a mesma lei prevê funções e atribuições especificas para o síndico, sobretudo, no que diz respeito as assembleias, confira:
Art. 1.348. Compete ao síndico:
I – convocar a assembléia dos condôminos;
II – representar, ativa e passivamente, o condomínio, praticando, em juízo ou fora dele, os atos necessários à defesa dos interesses comuns;
III – dar imediato conhecimento à assembleia da existência de procedimento judicial ou administrativo, de interesse do condomínio;
IV – cumprir e fazer cumprir a convenção, o regimento interno e as determinações da assembléia;
V – diligenciar a conservação e a guarda das partes comuns e zelar pela prestação dos serviços que interessem aos possuidores;
VI – elaborar o orçamento da receita e da despesa relativa a cada ano;
VII – cobrar dos condôminos as suas contribuições, bem como impor e cobrar as multas devidas;
VIII – prestar contas à assembléia, anualmente e quando exigidas;
IX – realizar o seguro da edificação.
- § 1o – Poderá a assembléia investir outra pessoa, em lugar do síndico, em poderes de representação.
- § 2o – O síndico pode transferir a outrem, total ou parcialmente, os poderes de representação ou as funções administrativas, mediante aprovação da assembléia, salvo disposição em contrário da convenção.
O que fazer antes da assembleia de condomínio?
Para facilitar o processo de realização de uma assembleia de condomínio vale organizá-la em três etapas diferentes (antes, durante e depois). Confira as dicas a seguir:
Pauta clara e objetiva
Evite a todo custo comunicar aos condôminos uma pauta genérica e mau detalhada. Isso afasta a atenção dos moradores e passa a impressão de que o tema da reunião não é importante.
Por isso, a dica é escrever uma pauta detalhada, mas com poucos itens, assim é possível garantir que a assembleia não se estenda demais.
Mencione na pauta cada item para que os moradores tenha total ciência dos assuntos que serão tratados e possam até mesmo levar suas próprias colaborações para a reunião.
Recursos audiovisuais
Uma coisa muito interessante para pensar antes da assembleia é utilizar recursos audiovisuais para auxiliar na explanação dos itens.
Slides, vídeos, panfletos e outros recursos similares ajudam a focar a atenção no que está sendo discutido, além de aumentar o entendimento e o engajamento.
Edital de convocação
Com a pauta definida é hora de elaborar o edital de convocação. Esse edital é semelhante a um convite onde deve constar a data, hora, local e, é claro, o tema (ou temas) a serem discutidos na reunião.
Coloque todas essas informações de modo claro para que não haja dúvidas.
Convoque todos os moradores
A assembleia de condomínio só pode ser realizada se todos os moradores tiverem sido convocados, sob o risco da assembleia não ser deliberada, ou seja, ela acaba tendo efeito nulo.
Para garantir que todos os moradores tenham sido convocados e estejam cientes da reunião, é possível contar com diversos recursos, entre eles:
- E-mail;
- SMS;
- Mensagem por Whatsapp no grupo do condomínio;
- Mural de avisos;
- Carta circular;
Organize o local
Por fim, prepare o local que irá receber a assembleia. O mais usual é realizar a reunião no salão de festas do condomínio, uma vez que o espaço é amplo e comporta todos os moradores.
Certifique-se que haverá cadeiras para todos, além de providenciar microfone, caixa de som e outros recursos audiovisuais necessários para realizar a assembleia.
Assembleia online
A partir de 2022 a realização de assembleias online passou a ser permitida em todo o Brasil, principalmente por conta da pandemia de COVID-19.
A lei 14.309 oficializa a realização online de assembleia, onde é possível até mesmo votar eletronicamente.
Mesmo após o isolamento social, muitos condomínios continuam utilizando essa ferramenta porque ela aumenta a presença dos moradores.
Portanto, condomínios que possuem alto nível de abstenções durante as assembleias podem fazer uso desse recurso a fim de aumentar o quórum necessário para votação de propostas importantes.
O que fazer durante a assembleia de condomínio?
Presidente da mesa
No dia da assembleia, a primeira coisa a ser feita é definir quem irá presidir a mesa. Em tese, qualquer condômino pode assumir esse papel (desde que não esteja inadimplente).
Contudo, recomenda-se alguém que tenha facilidade na mediação de conflitos e uma boa relação com todo os moradores.
Por isso mesmo, muitas vezes o próprio sindico acaba sendo o escolhido para compor a mesa como presidente, apesar disso não ser uma regra.
Protocolo da reunião
Ao iniciar a assembleia também é importante explicar aos moradores alguns protocolos básicos para a boa condução da reunião, como:
- Determinar tempo de fala para cada morador;
- Erguer a mão antes de falar para solicitar a palavra;
- Desligar o celular;
- Não discutir assuntos pessoais;
- Respeitar a opinião de cada morador;
Tempo para cada item
Também é fundamental que para cada pauta da reunião seja estabelecido um tempo máximo. Isso é muito importante para que a assembleia não se estenda demais e os moradores percam o interesse de participar das próximas.
Monitorar o tempo com algum aplicativo de celular e comunicar a cada dez ou cinco minutos quanto tempo ainda resta para o tema ajuda a dar um bom fluxo para a reunião.
Ata da assembleia
É fundamental também que alguma pessoa seja responsável por redigir a ata da assembleia. Nesse documento estará exposto todos os temas que foram debatidos e as principais soluções e medidas encontradas para cada um deles.
Ao final da assembleia peça para que todos os moradores presentes assinem a ata.
O que fazer depois da assembleia de condomínio?
Dúvidas
Ao terminar a assembleia, o presidente da mesa pode abrir um espaço para que os moradores tirem dúvidas.
Assim, a reunião não se estende muito e os condôminos podem tratar de assuntos sem a necessidade de se expor aos demais moradores.
Encaminhar a ata
Encaminhar a ata da assembleia para todos os condôminos é outra ação importante ao final da reunião.
É possível digitalizar o documento e enviá-lo por e-mail para todos, incluindo os moradores que não estavam presentes.
Próxima reunião
Aproveite o término da reunião para agradecer a participação de todos e já deixar o convite para a participação na próxima assembleia.
Neste momento também é possível pedir aos moradores que participem com sugestões de tema, assim, cada vez mais a assembleia de condomínio se torna interessante e democrática para todos.
